Der "Digitale Hausverwalter"

Online Eigentümerversammlungen zur Werterhaltung der Immobilie?
Hydro-Tech GmbH im Interview mit Ralph Funke-Kaiser

Wir befinden uns im Jahr zwei der Pandemie und langsam, aber sicher machen sich die Auswirkungen der Krise auch im Bereich der Bausanierung bemerkbar. Bei vielen Immobilien hat sich nämlich zwischenzeitlich ein enormer Instandhaltungsrückstau aufgebaut.

Was sich zunächst harmlos anhört, hat gravierende Auswirkungen für die Werterhaltung der Objekte. Ein Großteil unserer Kunden sind Eigentümergemeinschaften mittlerer und großer Wohnanlagen. Wir sanieren ihre Tiefgaragen, Fassaden und Balkone und tragen so dazu bei, dass die Gebäude standfest, statisch sicher und damit nutzbar und werthaltig bleiben. Bis jetzt.

Seit Beginn der Corona-Krise und der dazugehörigen Kontakteinschränkungen dürfen aus Gründen des Infektionsschutzes keine Eigentümerversammlungen mehr stattfinden. Es können damit keine Gebäudesanierungen mehr beauftragt werden, weil der notwendige Beschluss nicht gefasst werden kann – und dies, obwohl die Durchführung von Sanierungsmaßnahmen oftmals zur Gebäudeerhaltung dringend notwendig wäre. In vielen Fällen liegen Gutachten über Gebäudeschäden und Angebote für Sanierungen seit Monaten auf dem Tisch der Hausverwaltungen auf „standby“. Gleichzeitig schreitet der Verfall der Objekte voran, denn Karbonatisierung und Korrosion schlafen nicht.  Außerdem sorgt der durch Corona bedingte galoppierende Preisanstieg von Bauprodukten für einen rasanten Kostenanstieg, der die anstehenden Maßnahmen nach jetzigem Stand um bis zu sechs Prozent im Vergleich zum Vorjahr verteuert. Und es ist absehbar, dass sich diese Entwicklung noch weiter verschärft, je länger mit den Maßnahmen gewartet werden muss.

Wo liegt der Ausweg aus diesem Dilemma? Wie kann das Handicap der Pandemie überwunden werden? Eine Möglichkeit könnte die Durchführung von virtuellen Eigentümerversammlungen sein, die das 2020 modernisierte Wohnungseigentums- (WEG-) Gesetz möglich macht. Ist die Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen die Lösung des Problems? Müssen Hausverwalter künftig „digital“ sein? Wir fragen einen, der es wissen muss.

Hydro-Tech: Herr Funke-Kaiser, die Corona-Krise hat weltweit Schwierigkeiten in vielen Bereichen gebracht und wirkt sich mittlerweile auch bis in Ihre Branche aus. Welche durch die Pandemie verursachten Erschwernisse können gute Hausverwalter durch geschicktes Handeln aus dem Weg räumen oder abmildern?

Ralph Funke-Kaiser: Es gibt durch die Pandemie aus meiner Sicht im Wesentlichen zwei Probleme. Das ist zum einen der Kontakt mit dem Kunden, und zum anderen das Thema Eigentümerversammlung. Beides lässt sich meiner Ansicht nach durch Digitalisierung lösen. Beim Kontakt mit dem Kunden kann ich auf digitale Lösungen umstellen, zum Beispiel durch digitale Meetings. Bei einer Eigentümerversammlung wäre dies auch der folgerichtige Weg, aber das geht – Stand heute – noch nicht.

HT: Die Hausverwalter-Branche hat – mit Verlaub – den Ruf, eher konservativ zu sein. Dies ist sicher auch der Gesetzeslage nach dem alten Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geschuldet. Das Gesetz wurde umfangreich reformiert und ist seit Dezember 2020 in Kraft. Welche Änderungen und damit Chancen bietet das reformierte WEG-Gesetz?

RFK: Nach dem alten WEG-Gesetz war es für den Verwalter verpflichtend, aber auch sinnvoll, die wichtigen Dinge, zum Beispiel Instandsetzungsmaßnahmen vorher beschließen zu lassen. Das hat Vieles verzögert, weil es sehr zeitaufwändig ist, immer erst einen Beschluss durch Eigentümerversammlung einzuholen. Seit dem 01.12.2020 ist das anders, weil zum einen die Kompetenz des Verwalters erweitert werden kann, so dass er auch Dinge allein beschließen kann – allerdings nur in einem Rahmen, den die Eigentümer durch Beschluss vorher festlegen müssen. Das heißt, wenn die Eigentümer beschließen: „Lieber Verwalter, Du kannst bis 10.000,- Euro allein entscheiden“, dann kann ich das als Verwalter danach tun. Das war vor der Reform nicht möglich, da mussten die Eigentümer in diesem Rahmen Einzelmaßnahmen selbst beschließen. Jetzt können die Eigentümer die Rahmenbedingungen vorgeben: Was darf der Verwalter zusätzlich tun? So etwas kann zum Beispiel über Leistungskataloge oder über Wertgrenzen durch die Eigentümer festgelegt werden.

HT: Es gab bereits vor längerer Zeit Bestrebungen, das WEG-Gesetz zu ändern, weil viele Eigentümerversammlungen aufgrund dieses Beschluss-Problems ineffektiv waren. Welche Vereinfachung bietet das neue WEG-Gesetz in Bezug auf die Versammlung?

RFK: Die Beschlussfähigkeit bezieht sich nicht mehr auf die anwesenden Miteigentumsanteile. Eine Eigentümerversammlung jetzt immer beschlussfähig, sofern auch nur ein Eigentümer anwesend oder per Vollmacht vertreten ist. Außerdem ist die Beschlussfassung an sich deutlich vereinfacht worden. Es gibt nur noch eine Art der Beschlussfassung, nämlich die einfache Stimmenmehrheit bezogen auf die in der Versammlung anwesenden oder vertretenen Eigentümer. Außerdem wurde die Möglichkeit der digitalen Teilnahme an Eigentümerversammlungen etabliert.

HT: Das führt uns genau zur nächsten Frage:
Wohnungseigentümer-Versammlungen dürfen ja
aktuell bei Ausgangssperre oder Kontaktverbot nicht stattfinden. Halten Sie eine Online-Versammlung der Eigentümer für sinnvoll?

RFK: Uneingeschränkt ja! Digitalisierung ist die Zukunft. Auch in diesem Bereich.

HT: Und wäre eine solche Online-Versammlung nach dem neuen Gesetz auch wirksam durchführbar?

RFK: Reine Online-Versammlungen gibt es nach wie vor nicht – aber es gibt die Möglichkeit zur Online-Teilnahme an einer Präsenzversammlung.  Grundsätzlich ist das aber erst nach vorheriger Beschlussfassung durch eine Präsenzversammlung möglich. Das Problem dabei ist, dass Präsenzveranstaltungen momentan aufgrund der Corona-Bestimmungen nicht durchgeführt werden können. Es besteht daher die Hürde, erst einmal den Beschluss zu fassen, der notwendig ist, um später dann die Online-Teilnahme zu ermöglichen.

HT: Wie kann man diese Hürde meistern? Wie kann man in der derzeitigen Lage die Online-Teilnahme ermöglichen?

RFK: Es gibt rein praktisch die Möglichkeit, eine sogenannte „Vertreterversammlung“ oder „Ein-Mann-Versammlung“ durchzuführen. Diese Auffassung wird zumindest vom Verband der Immobilienverwalter so vertreten und das Bundesjustizministerium hat hierzu zwischenzeitlich auch seinen „Segen“ gegeben.

HT: Und wie funktioniert das konkret?

RFK: Da das Gesetz grundsätzlich weiter von dem Prinzip der Präsenzveranstaltung ausgeht, lädt der Verwalter die Eigentümer dabei zuerst zu einer Präsenzversammlung ein. Er tut dies aber mit dem Hinweis, dass die Versammlung aufgrund der Corona-Einschränkungen nur durchgeführt werden kann, wenn kein Eigentümer tatsächlich persönlich erscheint, sondern alternativ dem Verwalter Vollmacht erteilt. Das heißt nicht, dass man jemandem verbietet zu kommen, dies wäre unzulässig. Der Sinn liegt dabei darin, dass die Versammlung auch unter Berücksichtigung der Corona-Beschränkungen überhaupt durchgeführt werden kann. Dies bedeutet nämlich aktuell in Bayern, dass dies nur dann möglich ist, wenn neben dem Verwalter keine weitere externe Person persönlich anwesend ist. Die Tagesordnung dieser Versammlung sollte nur auf den Punkt „Verpflichtung des Verwalters, Online-Teilnahme an Eigentümerversammlung zu ermöglichen“ beschränkt werden. Über diesen Punkt kann dann anhand der vorliegenden Vollmachten beschlossen werden. Anschließend könnte der Verwalter unter Einhaltung der Ladungsfrist von mindestens 3 Wochen zu einer weiteren Eigentümerversammlung laden, die grundsätzlich wieder eine Präsenzveranstaltung ist, aber eben mit der Möglichkeit auch online teilzunehmen.

In dieser kann dann über alle weiteren wichtigen Punkte diskutiert und Beschlüsse gefasst werden.

Ich persönlich halte diese Art der Vorgehensweise für eine praktikable Möglichkeit, zumindest dringend erforderliche Beschlüsse auf den Weg zu bringen.

HT: Wie wir aus der Branche hören, ist das Thema durchaus umstritten. Gibt es auch Risiken? Und wie geht man aus Ihrer Sicht am besten damit um?

RFK: Im Leben gibt es immer Risiken. Das sehen wir gerade in der jetzigen Pandemie ganz deutlich.

Ich persönlich denke, man sollte diese Möglichkeit eher als Chance betrachten. Wenn man als Hausverwalter Dinge voranbringen will, dann wird man die Online-Teilnahme als Chance sehen. Und wenn man die Digitalisierung auch generell als Chance sieht, die Verwaltung selbst unkomplizierter durchzuführen, dann geht man den Weg sicherlich.

HT: Wie müssen wir uns so eine „Online-Versammlung“ konkret vorstellen? Und welche Voraussetzungen in rechtlicher, technischer und formeller Hinsicht muss der Hausverwalter und auch jeder Eigentümer gewährleisten?

RFK: Rechtlich muss die Online-Teilnahme – wie schon gesagt – vorher einmal beschlossen werden. Die nachfolgenden Eigentümerversammlungen müssten dann prinzipiell immer Präsenzversammlungen sein, aber mit der Möglichkeit, auch online teilzunehmen.
Es darf niemandem verwehrt werden, persönlich teilzunehmen. Das ist vom Gesetzgeber vorgesehen für diejenigen Menschen, die einfach keine Möglichkeit haben online teilzunehmen, weil sie die technischen Möglichkeiten nicht haben. Diese Mischform aus Präsenz- und Online-Format nennt man auch „Hybrid-Versammlung“. In formeller Hinsicht bleibt es bei der Einladung wie gehabt. Rein praktisch hat der Verwalter die technischen Voraussetzungen bereitzustellen, dies ist allerdings weniger kompliziert, als es klingt.

HT: Der Verwalter muss die technischen Voraussetzungen stellen – was bedeutet das konkret?

RFK: Grundsätzlich können die Eigentümer auch
telefonisch teilnehmen. Das heißt, eine einfache Telefon-Verbindung kann den Zugang zur Versammlung gewährleisten. Außerdem kann es über die vielen Plattformen laufen, die wir jetzt alle im Zuge der Corona-Pandemie kennengelernt haben, zum Beispiel Microsoft-Teams, GoToMeeting, Webex, etc.. Idealerweise brauchen die Teilnehmer selbstverständlich eine stabile Online-Verbindung. Ich glaube, die technischen Möglichkeiten sind da, man muss sie nur anwenden. Nach meiner Erfahrung – auch im Bereich der Online-Schulungen – ist die Technik nur in den wenigsten Fällen ein Problem.

HT: Was kann dann in einer Online-Versammlung beschlossen werden?

RFK: Grundsätzlich alles. Es ist ja eine ganz normale Eigentümer-Versammlung, nur eben ergänzt durch die Möglichkeit, auch online teilzunehmen.

HT: Jetzt haben wir über die Chancen gesprochen, die die Online-Teilnahme bietet. Sehen Sie auch Risiken für die Eigentümer oder Hausverwalter? Stichwort Missbrauch oder Manipulation?

RFK: Das ist tatsächlich ein Problem, über das man nachdenken muss. Für eine Eigentümer-Versammlung gilt der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit. In einem Raum in Präsenz kann ich als Verwalter natürlich gewährleisten, dass wirklich nur Eigentümer teilnehmen. Wenn jemand online teilnimmt und hat die Kamera an, dann sehe ich ihn. Wer aber außerhalb des Sichtbereichs der Kamera neben ihm sitzt und ihn berät, das kann ich natürlich nicht nachvollziehen. Also, die
Gefahr ist grundsätzlich, dass das Gebot der Nichtöffentlichkeit bei Eigentümer-Versammlungen ausgehöhlt wird. Hier muss man aber sicher die vielen Vorteile gegenüber den doch eher geringen Risiken abwägen.

HT: Es gibt derzeit allgemein das Problem des Sanierungsrückstaus bei Wohnanlagen. Wir bei Hydro-Tech GmbH haben eine Reihe von Kunden, bei denen eine Tiefgaragen- oder Fassadensanierung dringend erforderlich ist und das Angebot schon auf dem Tisch liegt. Allein der Eigentümer-Beschluss fehlt.
Es besteht die Gefahr der Verschlechterung der Bausubstanz und der damit einhergehenden Verteuerung der Maßnahme. Wie kann eine Beschlussfassung jetzt durch den Hausverwalter forciert werden?

RFK: Es funktioniert so, wie wir es besprochen haben.

Zuerst müsste eine Vertreter-Versammlung in Präsenz durchgeführt werden, an der niemand teilnimmt, und der Verwalter die Vollmachten hat. In dieser wird die Möglichkeit der Online-Teilnahme an zukünftigen Versammlungen beschlossen. Dann wird unter Einhaltung der Ladungsfrist von mindestens drei Wochen erneut zu einer Versammlung eingeladen, in der dann die erforderliche Sanierungsmaßnahme beschlossen werden kann.

HT: Ist die Zukunft der Hausverwaltung digital?

RFK: Wenn Corona uns eines gelehrt hat, dann ist es, dass die Zukunft definitiv digital ist. Es hat sich gezeigt, dass es die Notwendigkeit, für eine persönliche Begegnung über weite Strecken zu fahren, nicht mehr gibt. Man kann an seinem Rechner sitzen und über digitale Plattformen Besprechungen durchführen, ohne tatsächlich in demselben Raum zu sein. Die Entwicklung hin zur Digitalisierung ist völlig eindeutig, insbesondere auch im Bereich der Immobilien-Verwaltung. So wird auch ein schnelles und bequemes Abarbeiten von Aufträgen und Ähnlichem ermöglicht. Ich bin davon überzeugt, dass alle Hausverwaltungen zumindest mittelfristig digital agieren müssen. Alles andere wird der Markt regeln. Werde ich als Hausverwalter nicht digital, wird das dazu führen, dass ich irgendwann keine Aufträge mehr bekomme oder auch laufende Aufträge verlieren werde.

Die Zukunft der Immobilien-Verwaltung ist – wie die Zukunft der Wirtschaft allgemein – digital.

HT: Herr Funke-Kaiser, wir danken Ihnen für das informationsreiche Gespräch.